Normalmente temos reuniões na nossa rotina de trabalho. Será que estamos conseguindo fazer com que elas sejam produtivas? São reuniões objetivas, bem construídas, relevantes? Você sai da reunião com a percepção clara do que precisa ser feito e consegue fazer o acompanhamento de execução de casa uma?

Os três pilares das reuniões bem sucedidas: preparação, condução e controle. 

• Preparação: tudo que é feito antes da reunião 
• Condução: o que precisa ser observado durante a reunião 
• Controle: o que deve ser feito após a reunião.

Controle das reuniões

Você irá utilizar essa página da seguinte forma:

1. Definir o objetivo ou tema da reunião de forma clara e objetiva, pensando sempre o que sua reunião precisa resolver.
2. Data de quando acontecerá a reunião
3. No campo “Participantes” inserir o nome dos envolvidos na reunião. Isso te dará visibilidade se todos os principais personagens da reunião foram convidados
4. Qual o horário de começo e fim da instância para que você possa aproveitar da melhor forma o tempo estimado e para que os participantes também saibam a duração da reunião
5. No campo “O que precisa ser discutido” você irá colocar os pontos principais que você irá levar para a instância e sair de lá com esses pontos resolvidos ou com direcionamentos. As resoluções ou direcionamentos, podem ser registrados no campo “Quais decisões foram tomadas?”.
6. Ao encerrar a reunião, você precisa ter claro quais são as ações que deverão ser executadas a partir dali, com prazo e responsável
7. Após a reunião, você pode atualizar o status de cada ação para ter certeza de que tudo foi executado conforme planejado, ou registrar em observações alguma mudança na ação.
8. Utilize a página pontilhada para fazer anotações mais detalhadas de alguma ação, fazer esboços, registrar pontos importantes. Algumas dicas importantes:

• Na preparação, quanto aos participantes , olhe para cada item da pauta e se pergunte quem precisa estar envolvido. 
  • é uma reunião para tomada de decisão: quem toma decisão? 
  • é uma reunião para definir uma rotina operacional: quem sabe como funciona o processo na ponta da língua? 
  • é uma reunião técnica: quem é o especialista no assunto?
• Na condução, mantenha o foco: muitos assuntos são discutidos em uma reunião e às vezes queremos “aproveitar” o momento reunidos para discutir outros assuntos que não estavam na pauta (o famoso “já que”), entretanto temos que ter muito cuidado para que a reunião não perca totalmente o foco. Avalie qual tema é mais prioritário: a pauta pré definida para a reunião ou o novo assunto levantado no momento dela. Marque um novo momento para discutir os assuntos que não forem prioridades para discussão nessa reunião. Tente manter o foco no tempo. Se necessário use um cronômetro para organizar quanto tempo devem permanecer em cada tema e garantir que todos os temas sejam discutidos.
• Na controle, divulgue. Envie o material da reunião, com as discussões realizadas, as decisões tomadas, as ações e pendências ainda existentes para todos os envolvidos, informando o plano de ação com prazos e responsáveis.